Documentos
Gestão de documentos
com cada versão guardada.
No Nozyx ADV, uma versão nunca apaga a outra. Cada peça mostra quem escreveu, quem revisou e qual versão foi aprovada.
A solução de monitoramento e gestão. Não perca mais um cliente por uma falha humana.
O problema da "versão final 3 revisada"
Todo escritório conhece o arquivo chamado peça_final_v3_revisada_agora_vai. Quando os documentos circulam por e-mail e pastas, ninguém tem certeza de qual é a versão correta, quem fez a última alteração e se ela foi revisada.
A gestão de documentos jurídicos no Nozyx ADV resolve isso com uma regra simples: versões não se sobrescrevem. Cada alteração gera uma nova versão, com a autoria registrada, e as anteriores continuam disponíveis.
Como funcionam as versões
Quando o estagiário prepara uma minuta, ela nasce como uma versão com o nome de quem a escreveu. Ao enviá-la para revisão, a minuta vai para a aba Aprovações. O advogado responsável aprova aquela versão exata.
Se alguém editar o documento depois de aprovado, nasce uma nova versão. Ela não herda a aprovação anterior: volta para revisão. Assim, o que sai do escritório é sempre o que o advogado efetivamente leu e aprovou.
Tipos de documento
A aba Documentos guarda, dentro de cada caso:
- Contratos e procurações.
- Provas e documentos do cliente.
- Minutas em preparação.
- Peças revisadas e aprovadas.
Há busca para encontrar rapidamente o que precisa, e cada documento fica ligado ao caso a que pertence.
Quem vê cada documento
Os documentos são organizados por caso e por papel. O estagiário vê os documentos dos casos atribuídos a ele. A secretária cuida das pendências administrativas. O advogado responsável aprova as peças e decide o que é liberado ao cliente.
O cliente vê somente os documentos que o escritório liberar. Minutas e versões em revisão ficam internas.
Ligação com aprovações e prazos
Como o documento mora dentro do caso, ele aparece junto do prazo a que se refere e da aprovação pendente. Veja aprovação de peças e controle de prazos processuais.
Um exemplo de histórico de uma peça
Imagine uma contestação em um caso fictício. O estagiário cria a primeira versão e envia para revisão. O advogado pede ajustes, e o estagiário cria a segunda versão, que é aprovada. Dias depois, surge um fato novo e alguém altera um parágrafo: nasce a terceira versão, sem aprovação, que volta para a fila.
No histórico, o escritório vê as três versões, quem escreveu cada uma, qual foi aprovada e quando. Não há dúvida sobre qual texto é o válido: é sempre a versão que o advogado aprovou por último. Se for preciso consultar o que foi escrito antes, as versões anteriores continuam lá. Essa mesma lógica vale para propostas e acordos liberados ao cliente: o aceite fica ligado à versão que ele viu.
Assinatura e protocolo
A assinatura eletrônica e o protocolo em tribunal ainda estão em integração. Na demonstração, aparecem como simulados. O Nozyx ADV não promete hoje integração real com esses serviços.
Perguntas frequentes
Dúvidas sobre documentos
Uma nova versão apaga a anterior?
Não. As versões não se sobrescrevem e cada uma guarda sua autoria.
Se eu editar uma peça aprovada, a aprovação continua valendo?
Não. A edição cria uma nova versão, que volta para revisão.
O cliente vê as minutas?
Não. O cliente vê apenas os documentos que o escritório liberar.
Dá para assinar documentos pelo sistema?
Ainda não. A assinatura eletrônica está em integração e aparece como simulada na demonstração.
Consigo saber quem escreveu cada versão?
Sim. Cada versão guarda a autoria de quem a criou.
Os documentos ficam soltos ou dentro do caso?
Dentro do caso. A aba Documentos organiza contratos, procurações, provas, minutas e peças por caso, com busca.
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